由于各类空间的使用皆需要被管理及规范，越大型的场所提供的空间资源更是丰富，也更需要管理，因此本文将以工业科学园区、校园为标的进行探讨，也适用于其他如医疗、公共领域及商业大楼等相关领域参考。
就空间提供单位而言，通常会将会议、讨论室视为重要的管理标的，而空间使用预约系统也就因应而生，此类管理系统确实发挥了功效，不仅供使用者于在线浏览明确知悉会议室安排情形且可直接预约会议室，达到会议室行程透明化、申请流程系统化的目的，一旦遇到空间使用时间上的冲突，也可因会议人数多寡，知悉是哪个预约单位后，进行会议室空间调换等立即性的相关协调。然而，空间使用预约系统虽然解决了预约的问题，却在实际运作过程里，让管理者面临了以下的管理盲点及问题：
1、预约后，因故取消，或无故缺席，无法有效约束；
2、超过预约使用时间，却继续使用，延迟后续预约使用者的权益；
3、会议室使用完毕后，未确定关闭电灯、冷气等主要用电设施，造成无谓的浪费；
4、预约人数少于实际与会人数，形成会议空间的浪费或挤压其他需求大空间的使用者；
为了解决上述衍生的问题，“预约并签到”似乎是正本清源的解决方法，但采用纸本签到绝非信息化的本意，因此空间预约管理系统内即陆续加入各式可整合签到的工具，目前最简便且实用的签到方法，即采用RFID识别证整合T&A(门禁考勤设备)最为普遍。然此类门禁考勤设备毕竟为专属功能，而空间预约系统在需随时变动及整合控制的需求下，终端设备具备“智慧”的能力就成为“空间预约管理系统”解决方案的关键要素之一。
由于基本型的T&A设备，通常为SOC单芯片架构产品，可程序化功能相形之下较为薄弱，因此，就如上述第三点，当会议室使用完毕，使用者忘记关闭设备电源，就需要有智能化的管理控制机制，以达节能政策；又如第二点，超过预约使用时间，影响后续预约使用者的权益，以及第四点预约人数少于实际与会人数时，是否能进行有效的管理机制，都在在考验着管理者。所以，基本型的T&A设备必须升级为具备智慧整合终端“可程序化”的管理设备，始能因应各种应用情境的需求及变化。
虽然空间预约管理系统所述为空间的管理，但事实上空间预约管理系统与设施的管控是一体的，根据国际设施管理协会(IFMA)和美国国会图书馆对设施管理(Facility Management，简称FM)的定义，是“以保持业务空间高质量的生活和提高投资效益为目的，以最新的技术对人类有效的生活环境进行规划、整备和维护管理的工作”。
由此可知，空间与设施的管理密不可分。广义而言，空间内的设施都需要管理，实际运作时，管理者关心的除了空间有效使用外，还是以节能为考虑，因此各类型园区内空间所提供的座位管理即成为往外扩展的管理标的，以图书馆而言，座位大致可区分为：
1、有视听设备的座位(视听媒体座位)
2、有计算机设备的座位(信息岛/检索座位、学习共享区、学习教室)
3、多个闸门(出入口)内的座位(自修室/夜读区)
4、有台灯的座位(一般阅读区/自修座位)
上述的座位管理，可控管：桌面的台灯、计算机屏幕电源、视听屏幕电源及设备的网络端口，当用户于空间开放时间内预约可使用的座位后，并透过智能整合终端设备的权限管控机制，于指定时间内靠卡报到，始能顺利使用座位的设备资源，达成预约、设施管考等一气呵成的目的。
从会议室、讨论室及座位预约至设施整合控制等管考功能，都是空间管理的范围，近年来在“物联网”的推波助澜下，许多标榜智能的设备如插座、电灯、各式感知触发器等陆续于市面上贩卖，而空间管理系统不仅强调后台管理，更强调端末间的智能辨识及整合应用，透过此类物联网设备支持双向信号的传输，更能如虎添翼，为空间管理系统扎下更深化的管理及应用。
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